Узнать больше ►

Электронный архив директора

С момента вступления в должность единоличного исполнительного органа (ЕИО) очень важно формировать доказательственную базу для защиты своих деловых решений по управлению компанией. Надо помнить: в случае отстранения у директора не будет доступа на территорию компании, в ее программы и облачные хранилища. Позаботиться об информации нужно заранее, регулярно пополняя свой электронный архив.

Что такое электронный архив директора:

Это группа файлов, содержащих электронные копии документов, связанных с управлением компанией.

Для чего директору нужен электронный архив:

  • для передачи документов арбитражному управляющему в случае признания компании банкротом
  • для защиты от исков о взыскании убытков в порядке ст.53.1 ГК РФ
  • для защиты от требований о привлечении к субсидиарной ответственности по долгам компании
  • для защиты от уголовного преследования в случае конфликта с участниками/акционерами компании

Что значит сформировать электронный архив директора:

  • сделать сканы документов pdf в цвете и разместить их на своих ресурсах (флеш-карта, облачное хранение)
  • настроить пересылку значимых писем из корпоративной почты в свой личный почтовый ящик (в идеале – завести специальный), если опция недоступна – регулярно делать файлы pdf и сохранять их в свой электронный архив


Цифровой архив директора
Документы в электронный архив:

  1. Учредительные документы, включая уставы во всех редакциях, свидетельства о гос.регистрации и постановки на налоговый учет, листы записи в ЕГРЮЛ
  2. Протоколы общих собраний участников (ОСУ)/общих собраний акционеров (ОСА), решения единственного участника (РЕУ) с приложениями
  3. Материалы ОСУ/ОСА (уведомления, извещения, бюллетени, отчеты, бюджеты, планы производственных показателей и т.п.)
  4. Протоколы Совета директоров (СД) с приложениями
  5. Положение о ЕИО, Положение о СД, Положение о ревизионной компании и т.п.
  6. Локальные нормативные акты (действовавшие в период исполнения функций ЕИО)
  7. Документы по обособленным подразделениям компании (филиалы, представительства)
  8. Списки участников, списки аффилированных лиц
  9. Документы по крупным сделкам и сделкам, в которых имеется заинтересованность (ст.45, 46 Закона об ООО, гл.X, XI Закона об АО)
  10. Аудиторские заключения
  11. Приказы директора по предприятию (за свой период)
  12. Акт приема-передачи документов от предыдущего директора
  13. Переписка с участниками/акционерами/бенефициарами/членами совета директоров компании
  14. Правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, транспортные средства, основные средства производства, товарные знаки, патенты и иные нематериальные активы компании (ноу-хау, рецептуры и пр.)
  15. Договоры с ключевыми контрагентами, в том числе документы по их исполнению
  16. Переписка с ключевыми контрагентами, включая претензии в адрес должников компании
  17. Банковские выписки за период выполнения функции ЕИО, перечень всех счетов в банках, договоры банковского счета, кредитные договоры, овердрафты, банковские векселя и т.п.
  18. Штатные расписания за период выполнения функции ЕИО
  19. Документы по организации хранения персональных данных физических лиц (работников и клиентов)
  20. Доверенности от имени компании, выданные в период выполнения функции ЕИО
  21. Данные бухгалтерского и налогового учета (учетная политика, выгрузки из базы по счетам: ОСВ за 5 лет, книги покупок и продаж, расшифровка расчетов с дебиторами на дату увольнения, расшифровка авансов, выданных поставщикам и подрядчикам)
  22. Список кредиторов на последнюю отчетную дату, акты сверок
  23. Список дебиторов на последнюю отчетную дату, акты сверок
  24. Список работников на последнюю отчетную дату
  25. Перечень имущества компании на последний рабочий день, включая место нахождения и лиц, ответственных за их сохранность, информацию о залогах, арестах
  26. Налоговые декларации за период выполнения функции ЕИО
  27. Отчеты во внебюджетные фонды и органы статистики за период выполнения функции ЕИО
  28. Требования гос.органов, полученные в период выполнения функции ЕИО, ответы на них, предписания, постановления и пр.
  29. Материалы налоговых проверок за период выполнения функции ЕИО
  30. Справка о задолженности перед бюджетом и внебюджетными фондами
  31. Отчеты ревизионной комиссии, акты инвентаризации за период выполнения функции ЕИО
  32. Лицензии, сертификаты, свидетельства о членстве в СРО, аккредитации и т.п.
  33. Реестр судебных дел
  34. Реестр исполнительных производств
  35. Перечень ключевого персонала с контактными данными (телефон, эл.почта, адрес)
  36. Документы, касающиеся: функционирования службы безопасности (охраны), материально-ответственных лицах, лицах, ответственных за технику безопасности, пожарную безопасность, за охрану труда и т.п.
  37. Перечень доступов от имени компании на различные ресурсы: логин/пароль
  38. Иные документы, касающиеся значимых обстоятельств деятельности компании в период выполнения функции ЕИО

Вы можете получить бесплатно ЧЕК-ЛИСТ для директора о подготовке к увольнению, подписавшись на нашу рассылку или телеграм канал.
25/09/2024
Получить консультацию Подписаться на дайджест Перейти в Телеграм-канал
Все материалы на сайте ruzakova.com принадлежат
Рузаковой Наталье Николаевне.
Использование контента допустимо
исключительно с прямой ссылкой на данный сайт
и указанием авторства.
2009 - 2024
Call-центр: 8 800 550 10 23
Почта: n@ruzakova.com
Все изображения на сайте защищены авторским правом и принадлежат Рузаковой Н.Н. или загружены с сайта www.freepik.com.